タイムマネジメント研修

■タイムマネジメント研修の目的・概要
個人の業務効率/生産性を向上させ、より充実したワークライフバランスや残業削減を実現するために行います。直訳すると「時間管理」ですが、厳密には時間は管理できないため、「行動管理」をする必要があります。実際に現場の社員の方々が、どのような行動を、どう管理すればよいかを研修で学び、実践できるようにします。

■タイムマネジメント研修の特徴
研修を受けたその日から、「即使える」スキルをご紹介します。一般的なタイムマネジメント研修だと自分の価値観を整理したり、明確にすることに多くの時間をかけます。ゆとりのある企業/受講者であればそれでもよいのでしょうが、今の忙しさをどうにかしたい受講者には物足りなくなります。自分の価値観を整理しても目の前の仕事は減らないため、弊社では、PC作業や仕事の進め方をどう改善し、どのように行えば効率的になるかをご紹介します。

■タイムマネジメント研修のコンテンツ(どの細かさで記載するか・・・)タイムマネジメントイメージ図

①仕事の段取り・優先順位づけ
・パレートの法則(20対80の法則)
・仕事の優先順位づけ
・段取りの見直し

②タスク管理
・1週間のタスクの洗い出し
・パーキンソンの法則
・稼働分析
・時間管理マトリクスに沿った第二領域(緊急ではなく重要な領域)の割合分析

③メール処理
・メール処理にかかっている時間
・メール処理の要諦
・メールを「読む」、「書く・送る」、「考える」、「探す」、「振り分ける」作業の効率化

④データ検索・探し物
・データ検索、探し物にかかっている時間
・GoogleやYahooの検索オプション
・整理と整頓の違い
・机、袖机、デスクトップの整理整頓方法

■タイムマネジメント研修のコンテンツの詳細とポイント
①仕事の段取り・優先順位づけ
「パレートの法則(20対80の法則)」
「優先度の高い課題をおさえておけば、20%の時間で80%の成果が得られる」というのがパレートの法則の基本的な考え方です。残りの80%の時間は、実は20%の成果にしかつながっていなかったりします。単にこの基本的な考え方だけを学ぶのは非常に勿体ないです。このパレートの法則を「仕事を依頼する側」「仕事を受ける側」に分けて考えると示唆に富んだ内容となります。仕事を依頼する側は、仕事のゴールを明確に示す必要がありますし、仕事を受ける側はゴールが明確でないときには確認してすりあわせなければいけません。

「優先順位づけ」
仕事の優先順位は「緊急度×重要度」で決まりますが、この「緊急度」と「重要度」を自分の上司や顧客とすり合わせる必要があります。誰でも緊急度と重要度から優先順位を決めることができます。しかしながら、上司や顧客とすり合わせないため、結局は上司や顧客に振り回される羽目になり、自分だけでつけた優先順位が意味をなさなくなるのです。上司や顧客と「緊急度」と「重要度」をすりあわせるときのポイントを学びます。

「段取りの見直し」
非効率な段取り・仕事の進め方をしている太郎君をケーススタディにして、自分自身の段取り・仕事の進め方を見直します。私たちのミッションは日々の仕事を着実にこなすことにありますが、面白いことに「どのような段取り・進め方がよいか」は各企業で教えていないのが実態です。車の運転免許を取得するときには、「運転のルール」を徹底的に叩き込まれるため、誰もが事故なく路上で運転ができるようになります。これと同じように、「段取り・仕事の進め方」にもルールを設けることによって効率よく仕事を進められるようになります。現場の社員の方々は、ご自身が配属された部署の上司や先輩を見ながらいわば我流の段取り・仕事の進め方になっています。よい我流を身につけている人は既に効率的に仕事を進めていらっしゃるでしょうが、悪い我流を身につけている方はそのことにすら気づいていないものです。

タイムマネジメントイメージ図2②タスク管理
「1週間のタスクの洗い出し」
タスク管理については、多くの方が1日単位ではタスクの洗い出しをしています。これはこれでよいのですが、1週間単位でタスクを洗い出すことによって1週間のスケジューリングを最適化することができます。例えば、ある仕事を完結するためにA部署やB部署の方に協力をあおがないといけないようなことがあります。週の頭でそのタスクを認識して早めに依頼すれば困ることは少ないのですが、週の半ばで気づいて依頼していては、納期に間に合わなくなります。仮に、無理をしてA部署・B部署の方に協力してもらって仕事を納期内に完遂したとしても、週頭に依頼したときよりもはるかに多くの時間が掛かってしまいます。また、A部署・B部署の方も生産性・業務効率も突発対応したが故に下がります。このように、1週間単位でタスク管理をするクセをつけなければ、自分自身の生産性・業務効率はおろか、他者の生産性・業務効率も下げてしまいます。

「パーキンソンの法則」
「仕事というのは、使える時間または割り当てた時間ぎりぎりか、ちょうどに終わることが多い。」パーキンソンの法則(Parkinson‘s law)とは、仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」(第一法則)、「支出の額は、収入の額に達するまで膨張する」(第二法則)というものです。残業を減らして早く帰ろうと思ったら、まずは「デッドライン(退社時刻)」を決める必要があります。でなければ、パーキンソンの法則の通り、「自分が使ってもよいと思っている時間(体力/集中力の限界、電車等の制約時間)」までズルズルと時間が延びてしまうからです。1週間のタスクを洗い出し、一つひとつの所要時間を見積もると、早く帰れない!と思われるかもしれません。しかしながら、デッドラインを設定して、いかにそのデッドラインまでで仕事を終わらせるか、という観点で考えることによって業務効率/生産性を高めることができるのです。

「稼働分析」
1週間単位のタスクの洗い出しを習慣化すれば、生産性・業務効率は大きく向上します。さらに稼働分析によって、1週間の労働時間に占める「付加価値を生む稼働時間」、「付加価値を生むのに必要な準稼働時間」、「付加価値を生まない非稼働時間」、「何をやっていたか記録が無い不明時間」を知り、現状把握します。企業や職種によって、この稼働時間の理想的な割合は異なりますが、まずは非稼働時間・不明時間の改善に着手します。一般的には20%程度の時間をこの非稼働時間・不明時間が占めます。続いて、稼働時間と準稼働時間はバランスが大事なので、どのようなバランスが成果を最大化するかを考えます。また、稼働時間・準稼働時間の作業のなかで、より密度を高められないか、という観点でも考えます。

③メール処理タイムマネジメントイメージ図3
「メール処理にかかっている時間」
平均的なビジネスパーソンが1日の中でメール処理にかけている時間は2時間15分という調査結果があります。1日が8時間だとすると、実に28%をメール処理が占めるということになります。メール処理も立派な仕事ではあるものの、稼働分析の定義に従うと「付加価値を生むのに必要な準稼働時間」に分類されます。稼働時間となるようなメール処理はあっても5%~10%程度ではないでしょうか。ゆえに、メール処理を1日中やっていたとしてもあくまで仕込みのような作業をずっとやっている訳なので、「やるべき仕事=稼働時間の仕事」は終わりません。出来るだけ短時間でメール処理できたほうがいい、ということになります。

「メール処理を効率化するアプローチ」
2時間15分かかっているメール処理も、「メールを読む」、「メールを書く・送る」、「メール本文を考える」、「メールを探す」、「メールを振り分ける」といった作業に分解することができます。それぞれの作業の効率化の方法を学ぶことによって、より短い時間でメール処理ができるようになります。

④データ検索・探し物
「データ検索・探し物にかかっている時間」
平均的なビジネスパーソンが1日の中でデータ検索・探し物にかかっている時間は1時間という調査結果があります。同様に、1日が8時間だとすると12.5%に相当してきます。データ検索・探し物にかかっている時間は「付加価値を生まない非稼働時間」に分類されます。ゆえに、仕事を仕上げるために必要なデータは効率的な検索方法を知っていたほうがいいですし、探し物についても整理整頓をしっかり行うことで極力ゼロにしたほうがいい、ということになります。GoogleやYahoo等の検索エンジンを使うときには、どのような検索方法がよいのか、整理整頓するときのポイントは何なのかを学ぶことによって、データ検索・探し物時間を最小化することができます。

■研修受講者の声
(メール処理)
・メール処理の時間が短くなり、仕事の事務処理のスピードが上がった。
・受信トレイの件数がほぼ0件になっている。見る回数も決めている。
・PC設定やツールにより、メール処理の回数を1日4回に減らせた。
・同じメールを何度も読むことがなくなった。

(データ検索・探し物)
・デスクトップにショートカットを整備、必要フォルダに瞬時にアクセスできるようになった。
・保存フォルダを活用して検索機能に頼らずメールを探せるようになった。
・PCデスクトップを整理することで、スムーズに仕事ができるようになった。
・机の上をきれいにしてファイルを立てかけることによって取り出しやすくなった。

タイムマネジメントイメージ図4(仕事の段取り・優先順位づけ)
・1つの作業のみを行うことを意識するようになり、中断が減った。
・5分で終わる作業は何が何でも終わらせる習慣がみについた。
・やるべきことを項目としてあげて優先順位を意識するようになった。
・嫌な仕事ほど先に手をつけ、緊急性が上がらないようになった。

(タスク管理)
・一週間の振り返りをして次週の予定を立てる事で、生産性が向上した。
・週間、月間ごとの業務進捗を意識できるようになった。
・締め切りのある仕事はすぐに予定表に記入し、ヌケモレをなくせるようになった。
・処理が迅速かつ計画的になった。

(全体)
・研修により意識を変えることで、残業時間が減ったと感じる。
・作業時間への意識を変えることで、業務時間を減らすことができた。
・1日の中で、特に営業時間帯の集中力が上がり、アウトプットが増えた。
・1つの作業のみ行うようになった。「生産性」が口グセになった。
・全体的に業務スピードが早くなったと感じる。

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